Organización 101 o  como ser un buen anfitrión y no morir en el intento.

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¡Pasad! ¡Pasad!

¡Entrad en mi humilde Eliseo y disfrutad de la fiesta! ¡Todos sois bienvenidos!

Hoy vengo a hablaros sobre cómo organizar un torneo, puede parecer una cosa sencilla y trivial, y por eso hay que diferenciar entre un torneo y un buen torneo.

Los torneos son el punto de encuentro de los jugadores, fuera de su círculo de juego por supuesto, y para algunos es el momento cuando juegan a V:tES, por eso una buena organización es esencial.

Primero de todo hay que fijar una fecha y disponer de un sitio.

No pocas veces se ha dado la situación que habiendo un torneo puesto desde hacía tiempo llega alguien y pone uno en la misma fecha, eso solo es contraproducente, ya que hace que los jugadores se dividan, crea fricciones en la comunidad de jugadores y puede llevar a agravios y vendettas, especialmente entre los organizadores del primer torneo, y nadie sabe que puede estar acechando en una fría noche al girar en un callejón…

Ayuda bastante organizarse con los príncipes de las poblaciones vecinas y repartirse los meses.

Tener un buen sitio también es muy importante. No es lo mismo quedar para jugar alguna partida en el bar del barrio o en casa de un amigo que organizar allí un torneo. Eso no quiere decir que sea inviable organizar un torneo en un bar, si este es amplio, dispone de mesas suficientes, se acuerda un menú asequible y se dispone de un espacio más o menos reservado sin muchas interferencias del resto de clientela puede ser una buena opción. O si alguien dispone de una casa de campo seguro que atrae a muchos gangrels a su fiesta.

Una tienda o club de rol son las opciones más comunes y suelen ser espacios que ya están preparados para dichas actividades.

Otras buenas opciones son equipamientos municipales que los ayuntamientos suelen ceder gratuitamente a las asociaciones locales.

Si que es cierto que con 4 mesas y unas cuantas sillas ya tendríamos suficiente, pero los jugadores agradecen un buen espacio, que este preparado a tal efecto, tranquilo donde jugar sin que los miren raro por jugar a cartoncitos, etc…

El segundo punto que es vital son los jugadores. Evidentemente sin ellos no hay torneo, y por ello hacer una buena difusión es muy importante.

Hay varios canales accesibles a todos que podemos utilizar. El primero es el calendario de la VEKN (http://www.vekn.net/event-calendar), que además es necesario para que el torneo puntúe. Ya que estamos en la web de la VEKN podemos aprovechar y colgar un post en la sección de nuestra región.

Si hay una web o foro utilizado por la comunidad, séase un foro español por ejemplo, hacer un post en la sección de anuncios.

Depende de por donde se mueva nuestra comunidad de jugadores podemos hacer un evento en Facebook, pera ello es recomendable tener bastantes contactos para poder invitarlos.

Hacer difusión por los canales de Whatsapp y telegram, tanto el general del pais, si disponemos de el, como de los grupos más localizados de nuestra localidad y las aledañas.

Si hay alguna tienda local siempre se puede pedir permiso para colgar un cartel.

Y os parecerá que con esto la difusión ya está completa, pues no es así!

Primero hay que cuidar que la información que hemos transmitido sea la suficiente y necesaria para que la gente pueda ir al torneo. Muchas veces se olvida la dirección, los horarios o el precio de la inscripción, cosas relevantes, por ello siempre hay que informar de:

• Fecha
• Sitio (dirección exacta y si se puede link de Google Maps)
• Horario
• Precio inscripción
• Premios

Esta es la información mínima, después se pueden añadir otras cosas que veremos más adelante en LOS COMPLEMENTOS.

Y en segundo lugar hacer un seguimiento de los inscritos, o al menos las personas interesadas, nos ayuda mucho a animar a más gente y sirve para saber que rumbo va a tomar el torneo. Cuantas veces habéis llegado a un torneo y resulta que erais menos de 12 y era multideck y no ibas preparado? O aún peor, que llegas y resulta que hay 11 jugadores (el numero maldito) y alguien tiene que quedarse sin jugar o hacer combos raros con el archon⁽¹⁾?

Una vez realizada la preparación a largo plazo viene la preparación para el día del evento.

Tener acceso a un ordenador para el archon nos ayuda bastante.

En caso de torneos grandes, más de 25 personas aproximadamente, una impresora nos permitirá imprimir las rondas y colgarlas para que la gente pueda consultarlas. Otra cosa que nos puede ser muy útil en torneos grandes es un micrófono, o un pequeño megáfono (10€ en cualquier bazar) para poder cantar las rondas sin dejarnos la voz y para anunciar cualquier notificación.

Si hemos hecho el seguimiento de inscritos, podemos llevar los datos ya introducidos en el archon, lo que agilizará mucho las inscripciones, y de aquí se deriva el siguiente apartado, el horario.

El horario es muy importante, no solo para saber a que hora hay que estar en el sitio sino también para hacer una estimación de a que hora se acabará y planificar el viaje de vuelta a casa, y más si se viene de lejos.

Es importante planificar un espacio de tiempo para las inscripciones, y que este no se solape con la primera ronda, especialmente en torneos grandes, me explicaré con un ejemplo.

En el europeo de 2017 en Berlín, las inscripciones estaban puestas hasta las 10.00, y la primera ronda empezaba a las 10:00, evidentemente a las 9:55 había una cola larga de personas con la lista aún por entregar con lo que se empezó el torneo con 1 hora de retraso.

Lo ideal en este caso habría sido:

9:00 – 9:30: inscripciones

10:00: Ronda 1

Y dejar un margen grande de tiempo para rezagados e imprevistos. Para torneos pequeños con 10 o 15 minutos sería suficiente.

También es importante empezar puntual, por la organización y por deferencia a la gente que ha llegado puntual, no se debería penalizar a la mayoría porque un pequeño grupo llega tarde.

Siempre hay excepciones, como un pinchazo de rueda, pero si alguien llega tarde y se le espera tenderá a llegar tarde otras veces sabiendo que no tiene penalización y retrasando así todo el torneo.

Y con esto ya tenemos una base sólida para nuestro torneo, todo lo que viene a continuación son añadidos, pero que evidentemente ayudan a hacer mejor nuestro torneo, lo que llamaremos complementos.

A nivel organizativo pequeños detalles como tener las mesas del torneo preparadas el día anterior, llegar con un poco de antelación, para que cuando llegue el primer jugador ya estemos allí con todo listo, o llevar cambio para las inscripciones, aunque sea un valor exacto como 5€, seguro que hay mucha gente con billetes de 10 o de 20. Todos estos detalles ayudan a que todo fluya mejor.

A nivel organizativo externo si buscamos una buena opción de menú o un par de restaurantes cercanos donde ir a comer, los jugadores de fuera nos lo agradecerán.

Lo mismo se podría decir del alojamiento en caso de torneos grandes como Nacionales, Grand Prix o Europeos donde bastante gente viaja de fuera. Indicarles algún hotel asequible suele agradecerse bastante.

De igual forma indicar formas de llegar al sitio del torneo, o a la ciudad, desde aeropuertos y estaciones de tren suele facilitar el viaje, sobretodo en caso de que venga gente extranjera que no habla la lengua y que tiende a tener más dificultades.

Para torneos más locals, indicar posibles zonas de aparcamiento gratuito también es muy útil y ayuda a que la gente llegue puntual y no pierda tiempo intentando aparcar.

Tener buenos premios anima a los jugadores, sobretodo si están bastante repartidos o hay algunas cosas para sortear entre los asistentes.

Una buena manera de conseguirlos es mediante patrocinios, y no todo tienen que ser cosas directamente relacionadas con V:tES, hay muchas tiendas locales dispuestas a ceder algún producto a cambio de que su logotipo aparezca en el cartel y en las redes sociales. Alguna camiseta, un comic, fundas, cajas para mazos, archivadores, etc… son buenos premios complementarios.

También hay premios que no tienen nada que ver como descuentos en ciertas tiendas o restaurantes locales, bolsas de snakcs o bebidas.

En el Nacional Español de 2016 en Reus los organizadores consiguieron que Cacaolat, empresa de batidos, les diera cajas de cacaolat que repartieron durante el torneo, junto a una bolsa de frutos secos, cedidos por Borges, que sirvieron de snacks de media mañana. ¡Todo un detalle!

Y hasta aquí nuestra clase básica del día sobre la organización de un torneo. Cualquier aportación o sugerencia sobre como mejorar los torneos es bienvenida, aprovechad y dejad un comentario con lo que os gustaría encontrar en vuestro torneo ideal!

 

(1) Excel usado para la organización de torneos. Al introducir los jugadores nos da las diferentes rondas, con el orden de las mesas, y según las puntuaciones la mesa final.

(http://www.vekn.net/downloads)

 

Por Miquel Jorge ‘Gatocion’